Hurra! Ein potenzieller Kunde winkt mit einem attraktiven Auftrag und möchte ein Angebot von dir erstellt haben. Du fragst nach, was genau gewünscht wird, kalkulierst akribisch, stellst die Konditionen zusammen und dann passiert … nichts!
Hier erfährst du 12 Tipps, wie du dein Angebot professionell in die Pole-Position bringst und wie du durch geschicktes (meist ungeliebtes) Nachfassen deine Chancen erhöhst, das Rennen für dich zu entscheiden.

Autorin: Annette Jarosch

1. Wenn es das Briefing nicht beinhaltet, stelle potentiellen Auftraggebern vor der Angebotserstellung diese 5 W-Fragen:

• Wer – Absender: Wer ist das und was zeichnet ihn aus?
• Was – Inhalt: Was ist Produkt / Dienstleistung / Botschaft?
• Wem – Zielgruppe: Wen soll die Botschaft erreichen?
• Wie – Medium: Welche Form und Tonalität?
• Wozu – Zweck: Was soll erreicht werden und wie wird die Botschaft umgesetzt?

2. Die Pflichtbestandteile in jedem Angebot

• Name und Kontaktdaten des Anbieters
• Anschrift deines Firmensitzes
• Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Angebotsnummer
• Anschrift des Angebotsempfängers
• Beschreibung der Dienstleistung/ ggf. interner Projektname & Projektnummer
• Mengenangabe (Stunden/Tage/Pauschalen)
• Deine Preisangabe ggf. mit Umsatzsteuer
• Datum und Gültigkeitsdauer des Angebots, AGB, Zahlungsbedingungen und Lieferzeit

3. Bezug und Deckelung im Angebot

• Mach nach der Anrede deutlich, worauf du dich preislich beziehst, zum Beispiel: „Das Angebot orientiert sich an den im Durchschnitt erzielten Marktpreisen der Mitglieder im Berufsverband Text und Konzept e. V., dem ich angehöre.“

• Extra-Tipp: Baue eine Deckelung ein (erspart Nachverhandlungen): „Es handelt sich um nach oben gedeckelte Richtpreise. Erfahrungsgemäß liegen die Aufwände etwas unter den Schätzungen. Berechnet werden nur die tatsächlich angefallenen Stunden.“

• Alternative: Richtpreise +- 10 Prozent

4. Kostenfreie Bonbons im Kostenvoranschlag

Gib noch vor den Preisen an, was deine Kunden kostenfrei dazu bekommen:

• Administration

• Meetings

• Uneingeschränkte

• zeitliche und örtliche Nutzungsrechte für alle Medien

• 1 Feedback-Schleife
  

5. Eindrucksvolle Extras im Angebot

Reichere dein Angebotsschreiben auf einem Extra-Blatt an:

• Kundenstimmen

• Beispielprojekte (gleiche oder ähnliche Branchen)

• Firmen, mit denen du schon zusammengearbeitet hast

• Vorteile für den Auftragnehmer (für Firma, Personalleiter, Geschäftsführer oder Einkaufsleiter)

6. Kleinteilige Auflistung der Aufwände bei der Angebotserstellung

• Nutze zur Orientierung die 21 Schritte bis zum fertigen Text aus dem BVTK-Marktmonitor.

• Baue auch optionale Posten ein, die dem potentiellen Kunden ein paar Freiheiten lassen. (Aber nur, wenn sie für dein weiteres Vorgehen verzichtbar sind.  Zum Beispiel kann die Erarbeitung eines neuen Namens optional sein. Dagegen ist die Markenidentität unverzichtbar, um gute Texte schreiben zu können.)

7. Klare Ansagen

Schreibe am Schluss genau, was du für wichtig hältst, um Missverständnisse zu vermeiden. Beispiele:

• Bestimmte Positionen bedingen einander. Diese sind nicht einzeln buchbar.
• Weitere Textaufgaben werden nach Zeitaufwand mit 90,- € netto pro Std. berechnet.
• Es gelten meine Geschäfstbedingungen.
• Die Nutzungsrechte gehen erst nach vollständiger Bezahlung an den Auftraggeber über.
• Testtext wird mit Vergünstigung von 20 Prozent abgerechnet.
• Verzögerungspauschale 10 % vom Gesamtvolumen, wenn Zuarbeit nicht wie vereinbart erfolgt.

8. Ein Muss: Nachfassen

Erwarte nicht, dass sich der Kunde nach dem Versand des Angebots von selbst meldet. Stelle Rückfragen und erkundige dich, auch, wenn es dir Unbehagen bereitet. Begründung:

• Du findest so die Stellschrauben, an denen du vielleicht noch drehen kannst.
• Du bekommst die Chance zu erfahren, warum der Interessent noch nicht zugesagt hat.
• Das Nachfassen schließt den Angebotsprozess ab. Nichts bleibt offen und im Hinterkopf, auch wenn es vielleicht eine Absage gibt!

9. Das Nachfassen von Anfang an bei der Angebotserstellung mitdenken

• Schon in der Angebots-E-Mail fragen, wann ein günstiger Termin zum Besprechen des Angebots wäre.
• Alternative bei Nicht-Reaktion: Sich im Kalender selbst einen Nachfass-Termin setzen. Und es dann auch TUN!
• Für kleine Angebote eine standardisierte Mail vorbereiten, marginal anpassen und nach einer Woche rausschickten.

10. Den richtigen Ton treffen

• Natürlich wollen wir potentielle Kunden nicht nerven. Aber: Einen ernsthaft interessierten Kunden nervst du nicht – wenn du mit Feingefühl vorgehst: hartnäckig und höflich, nicht drängend und lästig.
  •  Nachfassstufe 1: „Hallo Frau Muster, Sie haben das besprochene Angebot kürzlich erhalten. Ich möchte heute mit Ihnen etwaige Fragen besprechen, auf die Sie vielleicht noch Antworten brauchen, um Ihre Entscheidung zu treffen.“
  • Nachfassstufe 2: „Liebe Frau Muster, wir hatten schon zweimal telefoniert und Sie wollten sich bis heute entscheiden …“

11. Per Umweg ins Gespräch kommen

• Die Frage, ob das Angebot angenommen wird, nicht gleich stellen. Suche nach einem anderen relevanten Aufhänger, damit der Nachfass-Charakter nicht im Vordergrund steht. So beweist du fachliches Know-how und Engagement für Kunden. Beispiele:
  • fachliche Info
  • technische News
  • nützliche Hinweis für den Geschäftspartner
  • interessante Erkenntnisse anderer Kunden

12. Kontakt halten nach der Angebotserstellung

• Zwischen dem Versenden des Angebots und dem Nachfassen den Kontakt halten, um Vertrauen zu stärken. Beispiele:
  • Per Mail, Telefon, über Social Media (LinkedIn, Facebook, Instagram)
• Wichtig: Auch dieser Prozess kann standardisiert werden, zum Beispiel: „Jeden Kunden, dem ich ein Angebot schicke, das den Betrag XY übersteigt, schreibe ich über Social Media an – und nehme ihn in meinem Newsletter auf.“

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