Kein Grund zur Panik. Wir als freie Textprofis sind zwar auch von der E-Rechnungspflicht (ab 01.01.2025) betroffen, aber es ist alles halb so wild. Erstens könnt ihr euch Schritt für Schritt an die Sache herantasten und zweitens gibt es viele Tools, die euch dabei unterstützen. Wir haben für euch die wichtigsten Fragen und Antworten zur E-Rechnungspflicht 2025 zusammengestellt. – Autorin: Sandra Cremer

FAQ zur E-Rechnung: der Überblick

• Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?
• Was ist eine E-Rechnung?
• Welches Format muss eine E-Rechnung haben?
• Ab wann gilt für uns Selbstständige im Bereich Text und Konzept die E-Rechnungspflicht?
• Wie kann ich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten?
• Wie erstelle und verschicke ich E-Rechnungen?
• Wie archiviere ich E-Rechnungen korrekt?
• Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
• Welche Vorteile haben E-Rechnungen?
• Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht erfülle?
• Wie kann ich mich zu Aktualisierungen auf dem Laufenden halten?
• E-Rechnung: Tipps und Tools für deine ersten Schritte

^{© Foto von Brooke Cagle auf Unsplash}

Warum wird die E-Rechnungspflicht eingeführt?

Sicher ist euch der sperrige Begriff Wachstumschancengesetz schon einmal untergekommen. Dieses Gesetz bildet die Grundlage für die Pflicht zur E-Rechnung. Dabei geht es um ehrenwerte Ziele: weniger Umsatzsteuerbetrug, mehr Digitalisierung, schnellere Prozesse und besseren Umweltschutz. 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die automatisch empfangen, gelesen und weiterverarbeitet werden kann. Der Rechnungsprozess kann komplett digital ablaufen – von der Erstellung bis hin zur Bezahlung. Wenn ihr euch jetzt denkt: Hey, alles gut, ich verschicke meine Rechnungen ja schon lange als PDF! – das reicht leider nicht. Denn ein PDF enthält keine strukturierten, maschinell lesbaren Daten. Eine automatische Verarbeitung ist mit diesem Format nicht möglich. Was uns zur nächsten Frage bringt …

Welches Format muss eine E-Rechnung haben?

Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde. Der Haken daran: Es ist für Menschen nicht lesbar. Darum gibt es ein weiteres Format, das sich besser für den B2B-Austausch eignet: ZUGFeRD. Es handelt sich dabei um ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Das hat den Vorteil, dass wir uns die Rechnungen auch ansehen können. Ihr solltet aber darauf achten, dass ihr die richtige Version verwendet. Denn erst ab der Version 2.1.1 erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Vorgaben.

Ab wann gilt für uns Selbstständige im Bereich Text und Konzept die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung wird schrittweise eingeführt:

• Ab 2028 gilt diese Verpflichtung dann für alle, unabhängig vom Umsatz.
• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, also auch wir freien Texter:innen und Konzeptioner:innen, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Bis Ende 2026 sind Papierrechnungen oder PDFs noch erlaubt, aber nur, wenn der:die Empfänger:in zustimmt.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen und Selbständige mit einem Umsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen.

Wie kann ich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten?

Eine ZUGFeRD-Rechnung kannst du ganz normal empfangen, öffnen und lesen. Dank der PDF-Komponente kannst du sie auch manuell verarbeiten. Schneller und sicherer geht es automatisiert mit einer geeigneten Software – zum Beispiel mit einem Buchhaltungsprogramm. Dieses kann die XML-Daten automatisch auslesen und weiterverarbeiten.

Bekommst du eine XRechnung, also eine reine XML-Datei, kannst du diese nur mit einem E-Rechnungsviewer oder einer Buchhaltungssoftware ansehen.

Wichtig: Prüfe immer das PDF und die XML-Datei einer E-Rechnung. Denn es gilt der Betrag, der in der XML-Datei ausgewiesen ist – auch wenn im PDF ein anderer Betrag steht.

Unser Tipp: Richte dir am besten eine spezielle E-Mail-Adresse ein, z. B. rechnung@[DeinName].de. So landen die E-Rechnungen direkt im richtigen E-Mail-Postfach.

Wie erstelle und verschicke ich E-Rechnungen?

Du hast mehrere Möglichkeiten: Eine davon ist, deine E-Rechnung mit einem kostenlosen Online-Generator zu erstellen. Das kann jedoch aus Datenschutzgründen problematisch sein (schließlich lädst du sensible Daten hoch). Bei einer Online-Lösung solltest du darum den Datenschutzstandard überprüfen. Wenn du lieber auf Nummer sicher gehen möchtest, installiere dir eine Software, mit der du die Daten lokal speichern kannst. 

Deine E-Rechnungen kannst du ganz normal per E-Mail verschicken (Achtung: nur eine E-Rechnung pro E-Mail!). Diese sollten an die E-Mail-Adresse gehen, die dein:e Kund:in für den Empfang eingerichtet hat. Für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen musst du spezielle Plattformen wie ZRE oder OZG-RE verwenden.

Es gibt auch Tools, mit denen du deine E-Rechnung erstellen und/oder versenden kannst. Bei PDF24 geht das Erstellen online kostenlos und ohne Registrierung. Falls du deine Daten lieber lokal speichern möchtest, bietet der PDF Creator eine Offline-Option.  Accountable hat eine Free-Version, mit der du E-Rechnungen erstellen und versenden kannst. Für mehr Funktionen, wie automatischen Versand oder eine integrierte Buchhaltung, eignen sich kostengünstige Programme wie sevdesk oder Lexware Office.

Wie archiviere ich E-Rechnungen korrekt?

Das Schlüsselwort ist „revisionssicher“. Will heißen: Du musst die Rechnungen in dem Format aufbewahren, in dem du sie erhalten hast. Sie dürfen nicht verändert werden und müssen jederzeit zugänglich sein. Sonst könnte es im Falle einer Betriebsprüfung Ärger geben. Auch für E-Rechnungen gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Denk also an regelmäßige und sichere Back-ups. Du kannst dafür auch ein externes Angebot nutzen. Dann solltest du aber genau prüfen, ob es die hohen Anforderungen inklusive Haftung erfüllt.

Übrigens: Diese revisionssichere Ablage ist schon jetzt Pflicht: Der Rechnungslauf muss nachvollziehbar, nachprüfbar und komplett sein. 

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja, die gibt es. Wenn du eine Rechnung an eine Privatperson stellst, muss es keine E-Rechnung sein. Denn die Pflicht gilt nicht für B2C, sondern nur für B2B und B2G (Business-to-Government, also öffentliche Einrichtungen). Bis zu einem Gesamtbetrag von maximal 250 Euro brutto musst du ebenfalls keine E-Rechnung ausstellen oder erhalten. Weitere Ausnahmen sind Leistungen, die umsatzsteuerbefreit sind (z. B. künstlerische oder wissenschaftliche Leistungen). Wenn du genau wissen möchtest, was alles darunter fällt, kannst du im Umsatzsteuergesetz (UstG) nachsehen oder deine:n Steuerberater:in fragen.

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

Auch, wenn es erst einmal Aufwand bedeutet – E-Rechnungen machen dir auf Dauer das Leben leichter.

Deine Vorteile beim Erstellen/Versenden

Solltest du noch Papierrechnungen verschicken, sparst du dir Druck, Porto und Ablageaufwand. Aber auch gegenüber normalen PDFs bieten E-Rechnungen Vorteile: Durch die automatische Verarbeitung sparst du Zeit und vermeidest Fehler. Deine Zahlungen werden schneller abgewickelt. Außerdem erfüllst du die gesetzlichen Vorgaben öffentlicher Auftraggeber. Nicht zuletzt macht die E-Rechnung einen professionellen Eindruck.

Deine Vorteile beim Empfangen

E-Rechnungen kommen sofort an. Du kannst sie schneller verarbeiten und Skontofristen leichter einhalten. Die Rechnungsdaten werden direkt in deine Buchhaltungssoftware übernommen, was Eingabefehler verhindert. Ist die E-Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen, ist sie noch dazu fälschungssicher.

Was passiert, wenn ich die E-Rechnungspflicht nicht erfülle?

Falls du dir jetzt denkst: “Oh nee, muss das wirklich sein?” – du wirst nicht drumrumkommen. Auch in deinem eigenen Interesse. Denn wenn du keine E-Rechnung schickst, kann der:die Empfänger:in die Rechnung ablehnen. Das heißt, du kriegst dein Geld nicht. Arbeitest du mit öffentlichen Auftraggebern zusammen, kommt noch nicht einmal ein Vertrag zustande, wenn du keine E-Rechnungen ausstellst. Nicht zuletzt können dir Bußgelder oder rechtliche Konsequenzen drohen.

Übrigens: Ab 2028 wird dir auch das Finanzamt auf die Zehen steigen, wenn du Privatrechnungen einreichst. Du kannst sie nämlich steuerlich nicht mehr geltend machen. Worst-Case-Szenario: Steuernachzahlungen!

Wie kann ich mich zu Aktualisierungen auf dem Laufenden halten?

Wenn du mit einer Buchhaltungssoftware arbeitest, bist du in der Regel fein raus. Denn diese wird meist automatisch an neue Vorgaben angepasst. Aber du kannst dich auch über offizielle Quellen wie das Bundesministerium der Finanzen (BMF) oder deine regionale IHK auf dem Laufenden halten. Viele Fachzeitschriften und Branchenportale informieren ebenfalls über Änderungen.

E-Rechnung: Tipps und Tools für deine ersten Schritte

Erst einmal: Ruhe bewahren. Es klingt zwar ziemlich kompliziert, ist es aber gar nicht. Nutz einfach die Zeit bis zum Jahresende, um verschiedene Tools auszuprobieren. Du musst nicht gleich viel Geld investieren. Es gibt auch kostenlose Angebote und Test-Versionen. Außerdem sind bei den Basis-Versionen der Buchhaltungsprogramme die Kosten meist überschaubar.

Bleib dran, damit du für den Januar 2025 gut vorbereitet bist. Aber lass dich nicht stressen. Irgendwann ist die E-Rechnung für dich das Normalste der Welt! 😊

Noch ein Tipp: Der VGSD (Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V.) hat 40 Programme getestet, die du vergleichen kannst. Einige davon sind kostenlos. Als Nichtmitglied kannst du die Vergleichstabelle zwar nicht nutzen, aber es gibt eine Liste der getesteten Anbieter. Das erspart dir zumindest die Recherche.

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Unsere Autorin