Der Jahreswechsel ist die ideale Gelegenheit für uns Selbstständige, um das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen und das kommende Jahr strategisch anzugehen. Pünktlich zum Start ins Jahr 2025 gibt uns Berufsverbands-Mitglied und Amazon-Texterin Melanie Schaller persönliche Einblicke in ihren Jahresrückblick und ihre Jahresplanung als freiberufliche Texterin. Let’s go!

Das erwartet dich:

• Mein Ritual zum Jahreswechsel
• Mein Fundament: Strukturierte Datenerfassung
• Mein Jahresrückblick: Analyse und Auswertung
• Meine Jahresplanung: Fokus und Ziele
• Fazit: Mit Klarheit ins neue Jahr

 ^{© Foto von Kelly Sikkema auf Unsplash}

Mein Ritual zum Jahreswechsel

Seit dem Start meiner Selbstständigkeit nehme ich mir zwischen den Jahren bewusst zwei Tage Zeit – zum ausgiebigen Reflektieren, Analysieren und Weiterentwickeln meines Unternehmens. Dabei widme ich mich am ersten Tag ausschließlich der Rückschau und am zweiten Tag der Planung des neuen Business-Jahres.

Drei Grundregeln begleiten mich an diesen beiden Tagen:

1. Keine Arbeit an Kundenprojekten, keine Mails, keine Ablenkung.
2. Ausreichend Pausen, Bewegung und ein belohnendes Rahmenprogramm, idealerweise mit Ortswechsel.
3. Kein Vermischen von Rückblick und Planung (… wir tendieren leider oft dazu, zu schnell vorzupreschen): Erst der Blick zurück, dann der Blick nach vorn.

Mein Fundament: Strukturierte Datenerfassung

Damit ich intensiv in die Auswertung des vergangenen Jahres eintauchen kann, ist für mich eine fundierte Datenbasis mit zuverlässigen Zahlen unerlässlich. Deshalb tracke ich das ganze Jahr über kontinuierlich all meine Tätigkeiten:

• Leistungserbringung (unterteilt in Kunde, Leistung, Projekt …)
• Akquise (unterteilt in Angebot, Gespräch, Verhandlung …)
• Marketing (unterteilt in Website, Social Media, Kundenpflege …)
• Verwaltung (unterteilt in Buchhaltung, Orga, Analyse …)
• Weiterbildung (unterteilt in Recherche, Austausch, Fortbildung …)
• Abwesenheit (unterteilt in Urlaub, Krankheit, Unterauslastung …)

Zusätzlich erfasse ich alle relevanten finanziellen Kennzahlen, wie Umsatz, Kosten und Gewinn, in sämtlichen Dimensionen (pro Kunde/Projekt, vor/nach Steuer, vor/nach KSK usw.) und notiere monatlich besondere Happenings, Highlights & Learnings – damit am Ende des Jahres nicht nur das präsent ist, das mich gerade beschäftigt.

Mein Tipp: Falls du bisher keine Zeiterfassung nutzt, könnte der Jahreswechsel ein perfekter Startpunkt sein. Mittlerweile gibt es jede Menge Tools (z.B. Toggle Track, mite oder Clockify, die uns Freelancern das Arbeitszeit-Tracking erleichtern.

Mein Jahresrückblick: Analyse und Auswertung

Mithilfe dieser strukturierten Daten kann ich bei der Analyse jede Menge auswerten:

• Finanzen:
  • Welchen Umsatz mache ich pro Kunde, Leistung und Monat?
  • Welcher Stundensatz ergibt sich pro Kunde, Projekt und Leistung?
  • Wie hoch sind meine tatsächlichen Kosten?
  • Welchen Gewinn erziele ich?
  • Welches Gehalt kann ich mir monatlich auszahlen? 

• Kapazitäten:
  • Welche Tätigkeiten erledige ich in welcher Zeit?
  • Wie viel Zeit kostet mich ein Kunde oder ein Projekt?
  • Wie viel Zeit steht mir für Kundenprojekte überhaupt zur Verfügung?
  • Wie viel Zeit kosten mich andere Aufgaben der Selbstständigkeit? 

• Leistungsangebot:
  • Welche Leistung verkaufe ich wie oft? 
  • Womit mache ich den meisten Umsatz? Womit den wenigsten?

• Individuelle Kennzahlen:
  • Wie viele Kundenanfragen erhalte ich?
  • Wie viele (Neu-)Kunden gewinne ich?
  • Wie ist das Verhältnis aus Bestands- und Neukunden?
  • Welche Akquise- & Marketingkanäle sind am erfolgreichsten?
  • Welche Social-Media-Beiträge performen besonders gut?

• Plan- & Ist-Vergleich

Neben dieser faktenbasierten Auswertung stelle ich mir außerdem einige „weichere“ Fragen zum vergangenen Geschäftsjahr:

• Was lief besonders gut? Was weniger?
• Was hat mir Spaß gemacht? Was hat mich nachts wachgehalten?
• Was waren meine Lieblings-Projekte? Welche Kunden haben mir Zeit, Kraft oder Geld geraubt?
• Welche meiner Ziele habe ich erreicht? Welche nicht?
• Was habe ich dazugelernt oder zum 1. Mal gemacht?
• Was möchte ich mit ins neue Jahr nehmen und was darf im alten Jahr zurückbleiben?

Zum Abschluss dieses ersten Tages wähle ich ein Wort oder einen Titel, der mein Business-Jahr am besten zusammenfasst.

Mein Tipp: Damit die Zahlen wirklich final und valide sind, bietet es sich an, den Jahresrückblick erst nach dem 31.12. durchzuführen.

 ^{© Foto von Joanna Kosinska auf Unsplash}

Meine Jahresplanung: Fokus und Ziele

Mit den Daten des vergangenen Jahres im Hinterkopf gehe ich nun das neue Business-Jahr an und starte wieder mit den harten Fakten:

• Finanzen:
  • Welches Netto-Einkommen möchte ich erzielen? 
  • Welchen Umsatz muss ich dafür erwirtschaften? 
  • Mit welchen Projekten und Kunden möchte ich diesen Umsatz erreichen? 
  • Wie müssen meine Preise dafür gestaltet sein?

• Kapazitäten:
  • Wie viel Zeit steht mir zur Umsetzung zur Verfügung? 
  • Wie viel Zeit muss ich für sonstige Aufgaben der Selbstständigkeit einplanen?
  • Wie viel Zeit muss ich für Urlaub und Ausfälle einplanen?
  • An welchen Tagen werde ich bewusst NICHT arbeiten?

• Leistungsangebot:
  • Welche Leistungen möchte ich beibehalten?
  • Welche neuen Angebote möchte ich einführen? 
  • Welche Preise setze ich für meine Leistungen fest? 

• Individuelle Kennzahlen:
  • Wie viele und welche (Neu-)Kunden möchte ich gewinnen?
  • Auf welchen Akquise- und Marketingkanälen möchte ich aktiv sein?
  • Welche Marketingmaßnahmen plane ich?

Für den emotionaleren Part meiner Zielsetzung helfen mir wieder einige gezielte Fragen:

• Wovon hätte ich im neuen Jahr gerne mehr? Wovon weniger?
• Was habe ich schon, um meine Ziele zu erreichen? 
• Was brauche ich noch, um meine Ziele zu erreichen? 
• Was möchte ich lernen? Worin möchte ich investieren? 
• Worauf lege ich den Fokus jeweils pro Quartal?

Zum Abschluss des zweiten Tages wähle ich wieder ein Wort aus, das mich im kommenden Business-Jahr begleiten soll.

Mein Tipp: Plane als Freiberufler:in genügend Zeit für Urlaub und Krankheitstage ein. Setze ein monatliches Gehalt fest und zahle es dir regelmäßig aus – unabhängig davon, wie viel Umsatz du in einem bestimmten Monat machst.

Fazit: Mit Klarheit ins neue Jahr

Meine ausführliche Jahresrückschau und Jahresplanung sieht auf den ersten Blick nach viel Arbeit und wenig Raum für Flexibilität aus – vor allem für Selbstständige im Kreativ-Bereich. Doch gerade der strukturierte Jahresplan verschafft mir als Freelancerin den nötigen Freiraum, um mich im Joballtag voll auf meine kreativen Projekte konzentrieren zu können und flexibel zu bleiben – egal, was kommen mag. Ganz im Sinne Dwight D. Eisenhowers: „Plans are nothing; planning is everything.“

Mein Tipp: Falls du dich von den vielen Aufgaben erschlagen fühlst, kannst du die Umsetzung auch gemeinsam mit einem Sparringpartner angehen oder den Dezember nutzen, um – wie bei einem Adventskalender – jeden Tag eine Frage zu bearbeiten. Eine geführte Anleitung findest du z. B. im Adventskalender von Lilli Koisser.

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Unsere Autorin