Viele Selbstständige kennen das: neben bezahlten Aufträgen drückt die Buchhaltung, eigene Projekte möchten vorangetrieben werden und der letzte LinkedIn-Post liegt auch schon ein paar Wochen zurück. Nicht leicht, den Überblick über all die Aufgaben zu behalten.

Genau hier kann Künstliche Intelligenz helfen – und den Mental Load im eigenen Business reduzieren. Wie genau KI für Selbstständige hilfreich sein kann, beschreibt Julius Leichsenring. Der freiberufliche B2B-Redakteur setzt seit Anfang 2026 konsequent KI in seinen Arbeitsprozessen ein. Ein Erfahrungsbericht.

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Eines möchte ich vorwegstellen: Ich bin kein Profi, der sich täglich mit neuen KI-Tools und aktuellen Benchmarks auseinandersetzt. Hier schreibt ein interessierter Laie. Aber genau deshalb kann dieser Erfahrungsbericht in meinen Augen für andere Freelancer:innen relevant sein, denn der eigene KI-Wissensstand spielt erstmal keine große Rolle.

Es braucht weder zehn Automatisierungen noch drei Fortbildungen, um KI im Arbeitsalltag wertvoll anzuwenden. Der Einstieg ist niederschwellig, der Effekt groß. Zumindest bei mir – und damit hoffentlich auch bei dir.

Baustellen in meinem Alltag als Solo-Selbstständiger

Bevor ich KI in meine Arbeitsprozesse integriert habe, war mein Schreibtisch ein Zettelmeer. Rechts oben lag ein Stapel mit langfristigen To-dos und spontanen Einfällen, links sammelte ich Themenideen für Social Media und meinen Blog.

Natürlich gab es auch schon vor KI Mittel und Wege, dieses Zettelchaos zu vermeiden. Funktioniert hat bei mir kein Tool wirklich – weder Notion noch Microsoft-Notizen.

Dazu kam eine zweite Baustelle: Meine Woche ist selten zu hundert Prozent mit bezahlten Aufträgen gefüllt. Bleibt die Frage, wie ich die übrige Zeit sinnvoll für eigene Projekte nutze.

Lange galt bei mir ein einfaches Prinzip: Worauf habe ich gerade Lust? Nur selten waren das die Aufgaben, die dringend waren und mich wirklich vorangebracht hätten. Ich brauchte etwas, das mir einen Zeitplan vorgibt und ein wenig Druck ausübt.

Zum Beispiel für mein eigenes Marketing. Ein Blogbeitrag im Monat, zwei Social-Media-Posts in der Woche. So sieht mein ideales Setting aus. Das ist nicht viel, aber für mich machbar. Umgesetzt habe ich es trotzdem nur in Phasen mit wenigen Kundenprojekten – wenn überhaupt.

Welches KI-Tool ich nutze

Anfang 2026 begann ich, diese Herausforderungen mit KI professionell anzugehen. Claude Cowork von Anthropic war gerade auf den Markt gekommen.

Was das Tool von einem gewöhnlichen KI-Chat wie ChatGPT oder Google Gemini unterscheidet?

Claude Cowork gibt nicht nur Antworten in einem Chatfenster, sondern greift auf freigegebene Dateien auf dem Rechner zu. Es kann sie verändern und neue anlegen.

Arbeitsort ist ein Ordner auf dem Desktop. Darin liegen viele Informationen über mich als Markdown-Dateien, also als einfache Textdateien: Wer bin ich? Was tue ich? Wie sieht mein Alltag aus? Welche Projekte laufen gerade und wie weit sind sie?

Je nach Aufgabe greift das Tool auf die passenden Dateien zu. So ist es immer im Bilde, ohne dass ich jedes Mal alles in den Chat schreiben muss.

Hinzu kommen Skills, die sich im System hinterlegen lassen. Einmal eingerichtet, weise ich der Maschine mit einem Befehl eine zur Aufgabe passende Rolle samt Arbeitsanweisungen und Zielen zu.

Meine KI-Anwendungen: Vom Quartalsziel bis zum WordPress-Upload

Der KI-Workflow von Julius

Für meine Workflows habe ich mir mehrere Skills gebaut, die ineinandergreifen:

Coach: Am Anfang des Quartals reflektiere ich gemeinsam mit der KI die vergangenen drei Monate und lege meine Ziele und Prioritäten für das kommende Quartal fest. Dafür nehme ich mir etwa zwei Stunden Zeit. Das Ergebnis ist eine Quartalsplanung, welche die Maschine in meinem Ordner ablegt.

COO: Diese Quartalsplanung bildet die Arbeitsgrundlage für meinen Chief Operating Officer (COO). Mit ihm bereite ich jeden Freitag die kommende Woche vor. Welche Kundendeadlines stehen fest? Wo liegen die Blöcke für meinen eigenen Content? Welche Projekte aus der Quartalsplanung sind jetzt dran?

Den Termin muss ich mir nicht merken: Freitagmorgen meldet sich der COO per Chat von selbst und erinnert mich an unsere gemeinsame Sitzung.

Content-Planung: Früher lief mein Eigenmarketing ad hoc oder gar nicht. Heute lege ich einmal im Monat die Themen für LinkedIn und meinen Blog fest.

Die Ideen stammen von mir oder aus einem Themenpool. Ein automatisierter Workflow füttert diesen einmal pro Woche mit relevanten News und Artikeln aus verschiedenen Quellen.

LinkedIn und Blog: Jetzt geht es an die Umsetzung. Anhand des Themenplans schreibe ich die Texte; die KI liest die Beiträge aus Sicht meiner Zielgruppe gegen.

Steht der Text, erstellt mir die Maschine ein passendes Beitragsbild und legt alles als fertigen Entwurf in WordPress ab. Das ist eine Workflow-Automatisierung, die mir jedesmal mindestens eine Stunde spart.

Wie ich mit der KI arbeite

Kontextdateien und Skills ermöglichen eine Interaktion in natürlicher Sprache – Prompt-Engineering war gestern. Deswegen spreche ich mittlerweile sehr viel mit der KI. Das geht deutlich schneller als Tippen. Außerdem bekommt die Maschine dadurch mehr Input von mir: Ich erkläre Hintergründe, nenne Zweifel, denke laut nach. Der KI-generierte Output wird dadurch besser.

Gleichzeitig sollte natürlich der Datenschutz nicht aus dem Auge verloren gehen und sehr bewusst entschieden werden, was man der KI anvertraut. Bei Kundenaufträgen bin ich besonders restriktiv. Deshalb habe ich für einzelne Auftraggeber:innen bisher kaum eigene KI-Abläufe gebaut.

Auch bei meinen eigenen Daten war ich anfangs vorsichtig. Lange habe ich der KI beispielsweise verschwiegen, dass ich Vater bin. Irgendwann ist es mir im Gespräch herausgerutscht. Seitdem steht es in meinen Kontextdateien. Der Vorteil: Die KI weiß jetzt, dass der Mittwochnachmittag meinen Kindern gehört. Bei der Wochenplanung bleibt er automatisch frei.

Datenschutz bei Claude Cowork
Wer Claude in einem privaten Tarif nutzt, sollte einen Blick in die Datenschutzeinstellungen werfen.Dort lässt sich festlegen, ob Anthropic die Chats zum Training seiner Modelle verwenden darf. Bei Zustimmung speichert das Unternehmen die Gespräche laut eigener Datenschutzerklärung bis zu fünf Jahre, andernfalls bis zu 30 Tage.

Was sich dank KI in meinem Alltag als Selbstständiger verändert hat

Spare ich mit diesem System Zeit? Vermutlich nicht. Ich stecke zumindest mehr Energie in die Planung als früher: in die Vorbereitung der Woche, in die Quartalsziele, in die Themenplanung. Das ist gut investierte Zeit. Ich arbeite strukturierter und komme vor allem bei meinen eigenen Projekten besser voran.

Trotzdem brauche ich Disziplin, um mich an meine eigenen Pläne zu halten. Das gelingt mir nicht immer – und dann haut mir die KI als persönlicher Assistent auf die Finger. Ja, es ist eine Maschine. Und trotzdem erzeugt ihre Reaktion einen Druck, der mich zum Handeln bringt.

Dieser Artikel ist ein gutes Beispiel. Ich habe ihn dreimal geschoben. Beim vierten Versuch meinte mein COO, das sage mehr über die Relevanz des Themas aus als über meinen Kalender. Das saß. Et voilà, hier ist der Text.

Was ich gerade ausprobiere: ein Second Brain

Mein Zettelchaos ist dank Claude Cowork auch passé. Die To-dos und Ideen liegen nun in Textdateien auf meinem Rechner. Perfekt ist das aber noch nicht, denn die Ablage hängt von meiner Zusammenarbeit mit der KI ab: Was ich ihr nicht mitteile, landet nirgendwo.

Aus diesem Grund experimentiere ich derzeit mit Obsidian. Das Tool speichert Recherchen, Gesprächsnotizen, Artikel, Strategiepapiere und alles andere, was ich ihm gebe, als einfache Markdown-Dateien in einem Ordner auf dem Rechner. So weit, so unspektakulär.

Die Stärke von Obsidian liegt in den Verknüpfungen, denn mit dem Tool lassen sich Verbindungen zwischen Dateien und Informationen schaffen, die auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun haben. Eine angebundene KI kann solche Notizen besonders gut sortieren und miteinander verknüpfen.

Mein erster Anwendungsfall ist mein handschriftliches Journal auf meinem digitalen Notizblock. Einmal pro Woche überträgt ein automatisierter Workflow die neuen Einträge in mein Second Brain. Passt ein Eintrag inhaltlich zu einer bestehenden Notiz, setzt der Workflow einen Link.

Noch hat das System keinen wirklichen Nutzen gebracht. Im besten Fall kann ich allerdings auf Ideen und Gedanken zurückgreifen, die mehrere Monate zurückliegen, und sie mit neuen Einfällen verknüpfen und erweitern.

Für Recherchen halte ich das Tool ebenfalls für sinnvoll. Wer für mehrere Auftraggeber zu verwandten Themen schreibt, recherchiert vieles doppelt oder greift nicht auf bereits vorhandenes Wissen zurück. Liegen alle Notizen an einem Ort, kann die KI Verbindungen über viele Dokumente hinweg erkennen – und wir Texterinnen und Texter können sie für unsere Arbeit nutzen.

Jetzt bist du dran

Vom Zettelmeer auf meinem Schreibtisch ist nicht mehr viel übrig. Dank KI. Zeit spare ich mit ihr kaum, dafür weiß ich aber am Freitag, worauf ich in der nächsten Woche meine Prioritäten setze.

Um so weit zu kommen, braucht es nicht viel: Claude Cowork oder ein anderes Tool der Wahl herunterladen, einen Ordner mit den wichtigsten Informationen erstellen, schon kann es losgehen. Der Rest kommt bei der Umsetzung.

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